User Adoption & Change Management

Um den digitalen Arbeitsplatz nachhaltig im Arbeitsalltag zu verankern, braucht es vor allem auch eines: Nutzerakzeptanz und Change-Kommunikation. Ein nachhaltigen Transformationsprozess fängt bei Mitarbeitenden an und hört bei Mitarbeitenden auf. Unser Methodenkoffer umfasst Sensibilisierung und Qualifizierung und stellt somit die Bedürfnisse des Anwenders in der Vordergrund. Unser Team unterstützt Sie dabei das volle Potenzial der Microsoft-Technologien gemeinsam richtig zu nutzen.

We are a Microsoft Solutions Partner for Business Applications

Immer mehr Apps

Die großen Wahlmöglichkeiten an Apps führen schnell zu einer Überforderung – mit der Konsequenz, dass die IT mit Support-Anfragen, Integrationen und Ablösungen überlastet ist. Für einen Fokus auf die Nutzer bleibt somit selten Zeit. Wir bieten Ihnen die verschiedensten Ansätze für die Gestaltung eines erfolgreichen User Adoption Programms.

  • Integration Ihrer Mitarbeiter ab Projektbeginn
  • M365 Quickstart & Readiness Workshop
  • Envisioning- und Analyse-Workshops
  • Evaluierung mit Umfragen/Quiz
  • Personas und Best Practices
  • M365 Champion Programm
  • Schulungskonzepten und Trainingsmaterialien – Durchführung diverser Schulungsformate
  • On-Demand End-User Training
  • Unterstützung des Projektmarketings

Prüfen Sie Ihre Organisation mit unserem Adoptiontest

Wie steht Ihre Organisation zum Thema Adoption & Change Management? Jetzt Test durchführen und Sie erhalten eine persönliche Einschätzung von unseren Experten.

Ihr Ansprechpartner

Hendrik Voß

Unser Know-how bestärkt durch ProSci®

Die Enabling Matrix wurde mit dem renommierten ProSci® Change Management Modell kombiniert und so zu einem hocheffektiven Rahmenwerk geschaffen. Die ADKAR© Methode dient als Grundlage für die individuelle Veränderung des Arbeitsplatzes. Erst wenn individuelle Herausforderungen berücksichtigt werden und das Verständnis für den Prozess im Team verankert wird, ist die Veränderung positiv und nachhaltig.

  • Awareness (Bewusstsein): „Ich verstehe warum …“
  • Desire (Wunsch): „Ich habe entschieden, dass …“
  • Knowledge (Wissen): „Ich weiß, wie …“
  • Ability (Können): „Ich bin fähig dazu …“
  • Reinforcement (Verankerung): „Ich werde weitermachen …“

Aus der Praxis

Veränderungen der Arbeitsweise geschehen selten einfach von alleine. Nur weil ein neues Tool zur Verfügung steht, wird es nicht automatisch von den Nutzern verwendet. Nur wenn das gesamte Management die Veränderung vorlebt, kann ein Kulturwandel umgesetzt werden. Der tägliche Nutzen, den die User aus den Funktionen des Tools ziehen, ist neben der Vorbildfunktion der Führung entscheidend für den Erfolg. Stellen Sie von Anfang an sicher, dass Ihr Team die Gründe dafür kennt, warum Sie sich entschieden haben, zu einem neuen Arbeitssystem zu wechseln. Halten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden, wie sich die Planung, Entwicklung und Umsetzung gestaltet. Bieten Sie den Nutzern einen Raum für Fragen und Ängste.

  • Wann nutze ich den privaten Chat, wann den Teams-Chat?
  • Worauf ist beim gemeinsamen und zeitgleichen Bearbeiten von Dokumenten zu achten?
  • Wo legen ich Dateien sinnvollerweise ab?
  • Kann nun jeder meine Dateien sehen?
  • Wie plane ich eine Online-Besprechung und wie sollte man diese vorbereiten?
  • Wann ist es sinnvoll, ein Team oder Kanal zu erstellen?
  • Darf jeder ein Team erstellen und wofür sind eigentlich die Kanäle?
  • Weshalb benötigen wir Spielregeln?

3 Entscheidenen Faktoren

1. Toolset

Stimmige Arbeitsplatzlösung, die eine größtmögliche Nutzerakzeptanz bieten.

2. Mindset

Nötige Denkweisen und Haltungen für die gemeinsame Arbeit in der digitalen Arbeitswelt.

3. Skillset

Persönliche Fähigkeiten, die für eine effiziente Arbeit mit dem Modern Workplace und in der digitalen Arbeitswelt erforderlich sind.

Referenz

„Changemanagement: Neuerungen bringen immer auch Skepsis mit sich. Mit der Unterstützung der neam IT-Services GmbH haben wir unsere Mitarbeiter schnell für die interaktive Zusammenarbeit von Microsoft 365 begeistern können.“

Alf Heiliger

Geschäftsführung

Bischoff PgmbH

Microsoft 365 - Unterstützung in jeder Projektphase

Wir unterstützen Sie in jeder Phase des Cloudprojektes. Unser Vorgehen folgt einer Strategie aus Planung, Einrichtung und Begleitung. Wir bewerten Ihre IT, Ihre Prozesse und Arbeitsweisen und schlagen Ihnen eine Roadmap für Microsoft 365 vor. Im kontinuierlichen Verbesserungsprozess prüfen und verbessern wir Ihre Tenant-Konfiguration. Sicherheit und Compliance ist dabei für uns selbstverständlich. In Ihrer neuen Teams-Umgebung kümmern wir uns um die Abbildung weiterer Anwendungsszenarien in der Cloud. Wir begleiten Sie und Ihre Mitarbeiter in diesen Veränderungsprozessen.

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Quick Start mit Teams
IT-Migration

FAQ

Der Digital Workplace ist ein ortsunabhängiger, gemeinsam genutzter Arbeitsplatz. Er ermöglicht dem Mitarbeiter auf eine zentrale Plattform mit allen notwendigen Informationen, Programmen, Anwendungen und Funktionen zu jeder Zeit und an jedem Ort zu zugreifen. Der Digital Workplace fördert die kollaborative Zusammenarbeit und den schnellen Austausch von Informationen, wodurch die Effizienz im Unternehmen steigt.

Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten
Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
Schneller Informationsaustausch
Produktive Zusammenarbeit
Optimierte Prozesse
Schnelle Entscheidungsfindung
Schonung der Umwelt

Das Einführen und Umsetzen von M365 sollte immer laufend begleitet und überprüft werden. Dazu zählen regelmäßig Feedbacks und Umfragen mit Microsoft Forms. So entsteht eine transparente Feedbackkultur. Der Fokus liegt bei der Einführung von z.B. Microsoft Teams auf der „Mitnahme“ der Mitarbeiter – nur durch sie wird der digitale Arbeitsplatz zum Erfolg. Dazu gehört ein zielgruppengerechtes Schulungsprogramm genauso, wie eine reibungslose Migration. Das M365 Projekt lebt somit von der Kommunikation und User Adoption, diese wird maßgeblich vom Feedback der Nutzer mitgestaltet.

JOHN KOTTER’S 8-STEP MODEL
PROSCI© ADKAR© MODEL
KURT LEWIN’S 3-STAGE CHANGE MODEL

Widerstand der Mitarbeitenden
Zu wenig Support von Führungskräften
Unternehmenskultur wird nicht beachtet und nicht mit einbezogen
Notwendige Ressourcen werden nicht abgestimmt
Antworten auf Nutzerfragen bleiben aus

Für den Digital Workplace gilt es ein langfristiges Zielbild zu beschreiben, um so eine Harmonisierung der Prozess- & Applikationslandschaft zu erreichen.
Durch unseren Quick Start & Readiness Workshop erhalten Sie einen schnellen Einblick in die M365 Landschaft und definieren smarte Ziele für Ihren digitalen Arbeitsplatz. Wunschvorstellungen, Ziele, zugrunde liegende Technik und IST-Umgebungen werden somit erfolgreich synchronisiert! Smarte Ziele und strukturiertes Vorgehen steigern die Chance auf den Projekterfolg erheblich!

Laut einer aktuellen Studie fühlen sich viele Führungskräfte nicht hinreichend unterstützt, Ihr Team virtuell mit den neuen Werkzeugen zu führen. Virtuelle Trainings und Schulungen für Führungskräfte können hier helfen. Denn um das volle Potenzial aus Hybridarbeit schöpfen zu können, erfordert es neue Fähigkeiten für Führungskräfte – nicht nur im Hinblick auf die Erfüllung der Geschäftsziele, sondern auch bei der Förderung und Umsetzung neuer Ideen. Um ein innovationsfreundliches Klima zu schaffen, sollten Führungskräfte Mitarbeiter*innen auch remote Entscheidungskompetenzen zugestehen.