Archivierung von E-Mails – CI Archive als günstige und gute Lösung

Das Thema E-Mail-Archivierung wurde lange Zeit stiefmütterlich behandelt. Mittlerweile ist die Archivierung verpflichtend vorgeschrieben. Seit dem 01.01.2017 muss sich fast jedes Unternehmen mit den GoBD auseinandersetzen.

Sie sollten jetzt handeln

Am 14.11.2014 legte das Bundesministerium der Finanzen mit den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ dar, welche Vorgaben an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind. Dabei ersetzen die GoBD die bisher gültigen GoBS sowie die GDPdU ab. Und diese sind seit dem 01. Januar 2017 verbindlich, die Übergangsfrist ist am 31. Dezember 2016 abgelaufen.

Die GoBD verlangen ein hohes Maß an Professionalisierung im Umgang mit elektronisch unterstütztem Erzeugen, Empfangen, Verarbeiten und Übermitteln von buchungsrelevanten Daten. Dazu zählen u.a. per E-Mail versendete oder empfangene Angebote und Rechnungen. Unternehmen, die bereits eine rechtssichere Archivierung durchführen sind diesbezüglich auf der sicheren Seite.

Hohe Strafen und Kosten winken bei Verstößen

Wenn Sie es bisher nicht getan haben, sollten Sie spätestens jetzt handeln. Sonst drohen hohe Kosten – entweder durch das Strafmaß oder die angeordneten Umsetzungsmaßnahmen. Wenn Sie Pech haben, dann trifft beides zu und die Kosten sind dementsprechend noch höher einzustufen.

Denken Sie darüber nach: Während Ihr Unternehmen postalisch zugestellte Dokumente sehr akribisch archiviert, behandeln Sie E-Mails oft nicht mit dem gleichen Stellenwert. Frei nach dem Motto, die Daten liegen ja im Posteingang und sind dort jederzeit abrufbereit. Oder? Doch was machen Sie, wenn das Postfach aus irgendeinem Grund gelöscht wird? Richtig, Ihr Unternehmen hat ein Problem und im Zweifel auch Sie persönlich. Und selbst wenn der Worst-Case nicht eintritt. Wer kann denn sicherstellen, dass eine E-Mail nicht verändert wurde? Daher müssen die Daten unveränderbar, auffindbar und stets abrufbar sein.

Unsere Lösung: CI Archive

Da es nicht immer einfach zu beurteilen ist, ob eine E-Mail steuerrelevante Daten enthält, archiviert man in der Regel alle eingehenden und ausgehenden E-Mails vollständig. Und es bringt tatsächliche Vorteile, die über das reine Erfüllen der gesetzlichen Anforderungen hinausgehen. Mit einer Lösung wie dem CI Archive ist das gesamte geforderte Anforderungsprofil einfach und kostengünstig zu realisieren.

Die Vorteile des CI Archive liegen auf der Hand. Er ist einfach und kostengünstig, aber dennoch leistungsstark. Und die Software fühlt sich in Outlook von Microsoft pudelwohl, ist aber zeitgleich unabhängig von dessen PST-Dateien. Die Toolbar lässt sich in Outlook integrieren und kann individuell angepasst werden. Zudem wird Ihr Speicherplatzbedarf für E-Mails verringert und gleichzeitig die Produktivität gesteigert. Der Benutzer erhält direkten mobilen oder Desktop-Zugriff auf alle jemals gesendeten oder empfangenen E-Mails – selbst wenn diese vom E-Mail-Server gelöscht wurden. Zusätzlich erhält man durch das einfache Preismodell einen schnellen Überblick über die Budgetierung.

Das Paket von CI Solution weiß zu überzeugen. Wir raten daher, sich möglichst schnell mit dem Thema zu befassen und CI Archive in Anspruch zu nehmen. Gerne unterstützen wir Sie bei diesem Vorhaben – füllen Sie für ein persönliches Beratungsgespräch einfach das unterstehende Formular aus.

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